SITUATION:

Unser Kunde betreibt ein mittelständisches Unternehmen im Maschinenbau mit hohem Exportanteil. Der Vertrieb ist häufig im Außendienst zu Kunden unterwegs. Dabei ist es sehr hilfreich, wenn sich der Vertriebsmitarbeiter kurz vor dem Kundengespräch die aktuellen Kennzahlen verinnerlicht.

Aus kaufmännischer Sicht ist es einfach, die benötigten Zahlen zusammenzuführen. Dies wurde bisher mit Exceltabellen mit einem hohen personellen Aufwand abgedeckt. Der Vertrieb nahm das veraltete Zahlenmaterial auf einem Notebook oder auf Papier mit.
Aktualität wurde via Telefon mit der Zentrale abgestimmt. Jedoch fehlten klar strukturierte Kennzahlen wie z.B.:

Kennzahlen je Kunde

• Umsatz aktuelles Jahr
• Umsatzprognose aktuelles Jahr
• Umsatz Vorjahr
• Rohgewinn aktuelles Jahr
• Rohgewinn Vorjahr
• fällige offene Posten
• Offene Posten
• Offene Angebote
• Umsatz je Produktgruppe
• Rohgewinn je Produktgruppe

In der Vergangenheit fielen diese sensiblen Kundeninformationen leider zweimal durch Diebstahl und Veruntreuung in die Hände von Dritten. Der dadurch entstandene Schaden war in zweifacher Hinsicht empfindlich. Zum einen wurden einige Kunden durch gezieltes Unterbieten abgeworben und zum anderen gab es einen Imageschaden, weil sich andere Geschäftspartner ausspioniert fühlten. Wir wurden gebeten, einen Blick auf mögliche Verbesserungen zu richten, die sowohl Sicherheit als auch Komfort bieten.

VORGEHENSWEISE:

• Erstkontakt mit dem Kunden
• Ziele und Einstellungen erläutern lassen
• Bisher verwendete Wege und Werkzeuge sichten
• Datenquellen festlegen
• Arbeitsprozesse festlegen
• Projektplanung mit Personalaufwand
• Berechnung der bisherigen Kosten und der Neuinvestition
• Ergebnisse dem Kunden vorstellen
• Aufbau der Technik
• Datensynchronisation und Verdichtung
• Testphase
• Produktivphase
• begleitende Qualitätsprüfung / weiterer Feinschliff

LÖSUNG:

Durch die Analyse von den wichtigsten Arbeitsprozessen stellten wir fest, daß die benötigten Kennzahlen bereits in digitaler Form im Unternehmen vorhanden waren. Sie waren allerdings verstreut über mehrere Programme und Datenbanken.

Wir kopierten die nötigen Basisdaten aus den verschiedenen Quellen in eine Datenbank.
Dieser Vorgang erfolgt automatisiert in jeder Nacht. Wir verdichteten das Material auf die gewünschten Kennzahlen in einer überschaubaren Oberfläche mit Zugriffsschutz.
Im nächsten Schritt erstellten wir eine komprimierte Oberfläche, welche auf einem Smartphone (= Handy und PDA) mit kleinem Display dargestellt werden kann. Wir verbanden dieses Smartphone über eine verschlüsselte Verbindung mit dem Büronetzwerk des Kunden.

Damit konnte der Vertrieb nun auf alle relevanten Kennzahlen des einzelnen Kunden zugreifen - aktuell, zu jeder Tageszeit verfügbar und sicher vor dem Zugriff von Dritten.
Sollte das Smartphone gestohlen werden, kann der Zugang zum Firmennetz innerhalb von Minuten gesperrt werden.

Natürlich besteht auch ein sicherer Zugang zum persönlichen Kalender, den Adressen und den eigenen e-mails. Für den Vertrieb können bei Bedarf auch weitere Werkzeuge wie z.B. CRM, Navigationssystem oder Besuchsberichte zur Verfügung gestellt werden.

Unsere Lösung ist eine Kombination von bewährten und neuen Technologien. Das Herausragende ist das Ganzheitliche, welches für den Mittelstand bisher so noch nicht realisiert wurde.